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Curso de Productividad con Outlook (Programa detallado)

Objetivo:

El objetivo principal de este curso es dotar al alumno/a de las competencias necesarias para mejorar la eficiencia y productividad en su entorno profesional, utilizando de manera cotidiana Microsoft Outlook.

Partiendo de la base de que disponemos de una cuenta de correo bien configurada en Outlook y que conocemos las herramientas básicas de envío y recepción, este curso pretende transmitir al alumno la necesidad de utilizar las herramientas avanzadas de correo en busca de la eficiencia real y de una mejora productiva dotándole de las capacidades necesarias para conseguirlo. Por otro lado, pretende inculcar en el alumnado (ver la utilidad), el hábito de anotar en el calendario, citas y eventos así como llevar un control preciso de las tareas a realizar y su progreso. Otros aspectos como la seguridad de la información y el uso de certificados digitales también son tratados en este curso de una forma totalmente comprensible y en un lenguaje llano y natural.

Aprender a utilizar herramientas de diseño de correo avanzadas, conocer, aplicar y manejar conceptos y funcionalidades tales como fuentes RSS, botones de voto, copias de seguridad, tratamiento de los correos no deseados. Aprenderemos a automatizar el proceso de los correos mediante reglas de mensaje, veremos cómo planificar debidamente una agenda mediante definición de tareas, citas, uso de calendarios, etc.

Dirigido a:

Cualquier usuario de ordenador de sobremesa que se encuentre en un puesto de trabajo con conexión a Internet y Microsoft Office como suite ofimática de trabajo.

Usuarios que ya utilicen Outlook como entorno de correo y que tengan al menos una cuenta de correo configurada y operativa y que deseen conocer herramientas avanzadas para gestionar de forma óptima esos correos.

Personas que deseen sustituir la agenda tradicional por el control automatizado y eficiente a través del programa de correo electrónico más extendido en el mundo informático profesional: Microsoft Outlook.

Requisitos:

Los requisitos fundamentales para poder acometer eficazmente este curso son:

  1. Poseer un nivel informático elemental (manejo de Windows -administración de carpetas y archivos-). 
  2. Disponer instalado en el ordenador, del paquete integrado Microsoft Office y como parte integrante del mismo, el programa Microsoft Outlook 2016 (o bien Outlook 2010, 2013 o quizás 2019 o 365).
  3. Tener al menos una cuenta de correo operativa bien configurada en Outlook.
  4. Tener una conexión de cualquier tipo a Internet (preferiblemente fibra).

Programa del curso

1.- Edición avanzada de correos. Fuentes RSS.

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a diseñar de una forma corporativa los correos que enviamos incorporando en ellos elementos que los profesionalizan de una forma especial: membretes corporativos. Aprenderemos a adjuntar firmas a nuestros mensajes, insertar tablas, imágenes, dotarlos de aspectos vistosos... También aprenderemos a incluir en los mensajes botones de voto. Completaremos esta unidad aprendiendo a fondo, qué son y qué nos aportan las fuentes RSS a nuestras bandejas.

Contenido

  1. Edición avanzada de correos. Fuentes RSS
    1. Preámbulo y finalidades de este curso
    2. Introducción y requisito
    3. Diseño de los correos
    4. Botones de voto
    5. Fuentes RSS
    6. Resumen de la unidad
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2.- Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo

Objetivo

El objetivo de esta unidad es concienciar al usuario de la necesidad de realizar copias de seguridad de la información mantenida en Outlook con cierta periodicidad. Asentaremos la faceta de seguimiento para los mensajes de correo y aprenderemos a definir reglas de mensaje que sirvan para automatizar los procesos a realizar con correos, fundamentalmente los recibidos. Daremos los primeros pasos, puenteando en Outlook la gestión de correos con la de calendario: convertiremos correos en tareas. También estudiaremos los mecanismos anti spam que incorpora MS Outlook y aprenderemos dirigir los correos entrantes a diferentes bandejas así como a individualizar los envíos y recepciones mediante grupos de envío.

Contenido

  1. Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo
    1. Introducción
    2. Guardar copias de las bandejas (seguridad)
    3. Restaurar copias de seguridad
    4. Archivar correos
    5. Seguridad en los archivos .pst
    6. Correo Spam (seguridad)
    7. Exportar e importar configuraciones de cuentas de correo con Outlook 2016/2019/2021/365
    8. Recuperar un mensaje ya enviado
    9. Mensajes con opciones de seguimiento
    10. Reglas de mensaje
    11. Otras interesantes opciones de correo
    12. Convertir un correo en tarea
    13. Guardar un correo como archivo
    14. Cambiar la carpeta para los correos entrantes
    15. Grupos de envío o recepción
    16. Resumen de la unidad
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3.- Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento

Objetivo

En esta unidad, como primer contacto con el calendario aprenderemos a configurarlo a nuestra medida desde la carpeta Calendario. Trataremos de inculcar la necesidad de organizar las tareas cotidianas mediante MS Outlook. Estudiaremos la carpeta Tareas a fondo así como el panel de tareas pendientes. Abordaremos como crear tareas, cómo convertir mensajes en tareas, cómo realizar el seguimiento de las tareas. Cómo inciden en el calendario. Aprenderemos a utilizar las notas.

Contenido

  1. Agenda: Tareas y notas. Administración y seguimiento
    1. Introducción
    2. Tareas
    3. Definir una tarea
    4. Definir una tarea a partir de un correo
    5. Asignar una tarea a otra persona
    6.  Tareas periódicas
    7. Barra de tareas pendientes
    8. Lista de tareas diarias
    9. Progreso de una tarea
    10. Notas
    11. Resumen de la unidad
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4.- Calendario: Gestión de citas y reuniones

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer el Calendario de Outlook, así como las diferentes vistas que podemos presentar en pantalla del calendario. Aprenderemos a coordinar y planificar citas en el calendario, así como a invitar a terceros a acudir a dichas citas, hablando en este caso de reuniones. Conseguiremos con eficacia establecer citas periódicas en el calendario y a realizar todo el mantenimiento y seguimiento de esta útil herramienta de Outlook. Aprenderemos por lo tanto también a definir reuniones y a convocarlas para ciertos asistentes, así como aceptar o declinar las invitaciones de reunión. Al final de esta unidad sabremos interpretar el panel de respuestas a las invitaciones de reunión y por último aprenderemos a imprimir la información que el calendario contiene.

Contenido

  1. Calendario: Gestionando citas y reuniones
    1. Introducción
    2. El calendario de Outlook
    3. Citas
    4. Reuniones: citas con varias personas
    5. Eventos: citas que duran un día
    6. Eventos y reuniones periódicas
    7. Imprimir el calendario
    8. Configurar el calendario
    9. Resumen de la unidad
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5.- Diario de Outlook. Búsqueda de información. Opciones adicionales

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a crear entradas en el diario de Outlook tanto de forma explícita o manual como de forma automática para ciertos elementos. Aprenderemos así mismo a utilizar otras opciones importantes no estudiadas hasta ahora de configuración del programa y otras posibilidades menos utilizadas pero no por ello menos interesantes que nos aporta: Por ejemplo buscar información concreta en cada momento o bien acceder a la Ayuda on-line de Outlook. También aprenderemos algunos detalles útiles sobre los centros de confianza.

Contenido

  1. Diario de Outlook. Búsqueda de información. Opciones adicionales
    1. Introducción
    2. El Diario
    3. Búsquedas en Outlook
    4. Accesos directos
    5. Ayuda de Outlook
    6. El centro de confianza
    7. Complementos
    8. Resumen de la unidad
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6.- Certificados digitales

Objetivo

El objetivo de esta unidad es el de conocer qué es un certificado digital, cómo conseguir un certificado así como saber implantarlo en Outlook para poder efectuar envíos de correos de una forma segura con nuestros interlocutores. Al finalizar esta unidad sabremos qué es firmar digitalmente un mensaje y qué es enviar un mensaje cifrado.

Contenido

  1. Certificados digitales
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Qué es un certificado digital
    3. Obtener un certificado digital
    4. Solicitud del certificado a través de Internet
    5. Importar el certificado desde MS Outlook
    6. Cómo visualizar los certificados en Outlook
    7. Cómo utilizar un certificado digital
    8. Firmas digitales
    9. Cifrado de mensajes
    10.  Renovación de un certificado
    11. Resumen de la unidad
    12. Deseo final
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